我校参加国家教育部组织的大学生外语统一考试这一活动已经多年，取得一定的工作经验，形成我校的工作特色，并产生了大量的档案材料。是我校“在教学、管理以及参加上级活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各类文字、图表、声像等不同载体的文件材料”“反映学校工作和活动的有保存价值的文字材料”，是记录我校实践活动的一个重要历史过程，已经形成珍贵的历史材料，具有重要的历史价值。历史实践证明，这一活动对我校发展和外语水平的提高以及教学工作的开展起到非常重要的作用。所以，必须加强这方面档案资料收集归档工作，对我校参加这一活动所形成的各种历史材料应全部归档。在实践活动中形成的材料“任何个人或部门不得以任何理由据为已有或不负责任的随意丢弃”。归档过程中不能有任何忽视和遗漏，确保历史材料归档齐全完整。为做好这一项工作，特规定如下：

一、归档范围

1、学校和主管部门研究决定形成的文件、会议记录等。

2、总结材料。

3、活动中形成的声像材料。

4、学生参加活动形成的纸质和电子文件形式记录的成绩材料。

5、上级下发文件、简报、总结、评估和表彰等材料。

二、归档要求

1、每次公布成绩后一个月内向档案部门归档。

2、按着教学类档案归档办法和要求执行。

三、保管利用

1、为确保材料的真实和安全，根据国家教育部和学校主管部门的要求以及档案保密管理的有关规定，必须严格保管和管理。

2、利用时要严格把关，查阅人必须经学校主管部门的主管人员同意才能到档案部门查阅，查阅时履行手续并进行登记。

四、本规定从2003年6月1日起执行，之前形成的材料要广泛收集，及时归档。

五、秦皇岛应用技术学院、华瑞学院按此办法执行。

六、具体事宜由学校档案馆负责解释。