为确保学校全宗历史资料的有机联系和齐全完整，便于规范管理和方便查找利用，根据《中华人民共和国行业标准全宗卷规范DA/T12-94》的规定和要求，现将大庆石油学院建校以来在建设发展过程中形成的能够说明学校全宗历史情况的有关文字材料进行收集和管理，建立以全宗为单位的专门案卷即全宗卷。
1、分类代码：全宗卷分类代码为QLJ。Q为全宗卷、L为类别、J为组卷的汉语拼音第一个拼音字母。
L代表从01—12共12个问题，01汇编、02规范、03收集、04整理、05鉴定、06统计、07利用、08现代化、09检查、10征增、11学会、12其它。
J代表每一个问题中从01—N共N个卷。如Q0101指全宗卷汇编第一卷，Q0305指全宗卷收集第五卷。
2、装盒序号：能够修改的标识流水号Q001—QN。
1、汇编：全宗指南、档案馆指南、档案资料编研材料、《大庆石油学院校史》、《大庆石油学院组织史》、《中国石油天然气集团公司年检》、《中国高等教育年鉴》、《黑龙江高等教育年鉴》、《大庆石油管理局年鉴》、《大庆年鉴》、中记载我校发展历史内容的复印件等材料。
2、规范：档案管理办法、整理方案、分类方案、档案保管期限表、开放利用和控制使用范围的说明等材料。
4、整理：档案清点记录、档案抢救与修复情况等材料。
5、鉴定：档案销毁鉴定小组名单、销毁档案请示与批复、销毁档案清册等材料。
6、统计：档案收进、移出登记，档案馆基本情况年报表，档案馆设备、装具、办公用品的统计与说明材料。
7、利用：重要利用效果登记、档案利用典型事例等材料。
8、现代化：购进和使用计算机软件说明书和计算机网络管理操作手册、电子文件管理说明书等多种辅助材料。
9、检查：学校或上级有关部门的档案检查和档案管理达标升级等有关材料。
10、征赠：学校历史资料征集和重要活动如校庆、搬迁庆典等接收的赠品、荣誉品的统计记录表等材料。
11、学会：上级学会下发的档案工作简报、学会章程、工作计划、会议交流、工作总结、协作组工作材料等。
1、收集：加强平时收集积累并认真填写“全宗卷收集记录及检索目录表"(表三)，同时，将全宗卷收集记录及检索目录表装订成册并附有封面：大庆石油学院档案全宗卷检索目录册。
2、排列：首先按问题即汇编、规范、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化、检查、征赠、学会、其它的顺序进行排列。其次是每一个问题内容按时间顺序进行排列。
3、组卷：按年度进行整理组卷，上一年度的全宗卷材料要在下一年度上半年进行整理组卷。每卷设有封皮(表四)、卷内目录、备考表。一项内容和页数多时可组成若干卷。每卷不超过200页。已经装订成册的材料可单独为一卷。
4、要求：装订办法、卷内目录和备考表的设置与原要求相同。
1、保管：全宗卷不应作为一个案卷与其它档案排在一起，要自成系统，集中单独保管，设专人负责。
2、排列：按全宗卷顺序排列装盒，可以一问题卷装一盒或多盒。不允许一盒内装多问题卷。遇到新装卷的盒插盒排列时，后面盒号顺延。
3、移交：向上级档案馆或有关单位移交档案时，全宗卷中相关内容亦随同移交。
4、利用：全宗卷利用首先按全宗卷检索目录顺序进行查找，找出其材料存放位置进行利用，同时，做好利用记录。
