一、重要活动内容

重要活动是指我校在教育、教学、科研、思想、政治、学生、文化、体育、卫生、外事、后勤、基建、经济等方面开展或发生的具有较大影响和重要意义的活动。主要包括：

1、党和国家以及省、部、市领导人参加我校具有较大影响和重要意义的活动；

2、外国元首、政府首脑、政党领袖和国际组织负责人、著名外国友人来我校检查、视察工作；

3、国内外大学领导和著名专家、教授、学者来我校参观、访问考察、讲学；

4、我校组织的重要教育、教学、科技、文化、体育、外事等活动；

5、我校举行国际、国家、地区、省、市会议和重要活动；

6、学校重要庆典、纪念活动

7、重要突发事件、抢险救灾、维护治安等活动；

8、其他重要活动。

二、重要活动档案

重要活动档案指在相关会议或活动中直接形成的对国家和社会有永久保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。主要包括：

1、文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料；

2、录音带、录像带、磁带、光盘；

3、照片（含正片和底片）、图片及其文字说明；

4、证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、纪念品、书法、绘画、赠品等；

5、其它具有保存价值的材料。

三、档案馆提前介入指导

1、主要承办部门实行登记备案制度

重要活动的主要承办部门，应当在活动确定后，及时填写《大庆石油学院重要活动档案管理登记表》(表一)，报送档案馆登记备案，档案馆接到登记表后，应及时派人做好事前指导、事中监督、事后检查等项建档工作，保证相关材料齐全完整。

2、对临时筹备机构实行提前介入制度。

对在学校举行并成立临时筹备组织机构的各种重要的国际、国家、省(部)、市会议和重要教育、教学、科技、体育、文化、外事等活动，档案馆(或委派兼职档案人员)应参加相关的临时筹备组织机构，提前介入，以便及时作好收集、整理、归档、移交等项工作的监督指导和协调服务。

3、荣誉品、纪念品等实行登记制度。

参加上级重要活动我校获得国际、国家、省（部）、市（公司、局）级荣誉称号的证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗等，以及我校在对外交往中对方馈赠的书法、绘画、赠品等重要纪念品，应及时填写《大庆石油学院荣誉（实物）档案管理登记表》（表二），报送档案馆登记备案。有关部门应登记拍照。除经得学校领导同意在学校特定场所摆放、悬挂外，应于1个月内将实物移交学校档案馆统一保管。

四、重要活动收集归档要求

l、主办或承办部门或临时筹备组织机构应确定分管档案工作负责人和具体工作人员，并把材料的收集、整理、移交工作列入其职责范围，切实作好相关材料的收集、整理、保管和归档工作。

2、重要活动结束后1个月内，临时组织机构组织的重要活动必须将活动形成的全部档案目录和档案材料整理完毕，及时归入档案馆；主办或承办部门可以将档案材料整理完毕后存入本部门，待与其它档案材料一起归入档案馆。

3、由学校同意的非主办和承办组织或非工作人员参与重要活动形成的材料，也要按着上述要求及时进行归档，不得据为己有。

4、重要活动形成的所有档案材料都要进行归档，违反本办法，不按着规定收集、整理、归档的或者不按着规定移交档案的，学校按着《中华人民共和国档案法》的规定予以处罚。

五、在本办法下发之前有上述档案材料的请及时与档案馆联系，做好归档工作。荣誉品和纪念品移交办法仍按原《档案归档办法》进行。

六、 秦皇岛应用技术学院、华瑞学院按此办法执行。

七、本办法从2 005年5月1日起实行。

八、具体事宜由学校档案馆负责解释。