第一条 为适应信息化建设的需要，提高档案管理水平，增强档案服务功能，规范我校电子文件归档管理工作，维护电子文件的真实性、完整性、有效性和可识别性，确保电子文件的安全和信息可用性，充分发挥电子文件的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局6号令）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《高等学校档案管理办法》（教育部27号令），制定本办法。
第二条 本办法所称的电子文件是指学校在教学、科研、管理等活动中形成的以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体之上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
第三条 全校各部门要明确电子文件归档管理工作的分管领导，并指定专人负责本部门电子文件的收集、整理、归档与移交工作，将此项工作纳入兼（专）职档案员的岗位职责。
第四条 档案馆是学校管理电子文件的归口单位，负责归档电子文件的集中保管与提供归档电子文件的利用，以及对各部门电子文件的归档管理工作进行监督和指导。
第五条 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围，并且电子文件的归档还应包括相应的支持软件与相关的背景信息和元数据，以保证归档电子文件的真实性、完整性、有效性，并严格执行纸质档案材料和电子档案材料同步归档制度。
一、电子文件稿本。电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。电子文件稿本代码：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。
二、电子文件信息类型。要收集积累的电子文件类型及代码有：T—文本文件；I—图像文件；C—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；P—程序文件；D—数据文件。
三、电子文件载体类型。主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。
第七条 电子文件的收集。各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到磁盘或刻录到光盘上脱机保存。盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，并注明文件存储格式、文字处理工具、软硬件环境和相关数据等，必要时同时保留文字处理工具软件。放入专用装具内积累妥善保管。采用物理归档归到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留三年后方可删除或销毁。
第八条 电子文件归档可采用“磁性载体（如光盘、磁盘）归档”和“数据库系统归档”两种方式。归档的电子文件应转换成以下存储格式：
文本文件—— DOC 、XLS 、 TXT 、 PDF ；
图像文件—— JPEG 、 TIFF 、 SVG ；
视频文件和多媒体文件—— MPEG 、 AVI ；
1、各部门兼（专）职档案员将办理完毕的电子文件，拷贝至一次性写光盘的载体上，载体上标注好盘内文件内容、年度、类别、存储件数、保管期限、存入日期及磁盘编号等，如要保密还要标明密级。
2、采用磁性载体归档的部门，一般应在每年6月底前，将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向学校档案馆移交归档。
3、档案馆在接收归档的电子文件时，对应归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目如下：
（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
凡检验不合格的，应及时退回形成单位重新制作后再次检验，直至合格。
4、经检验合格后，电子文件形成部门向学校档案馆移交电子文件和归档电子文件目录。目录表一式两份，双方签字盖章，一份留存移交部门，一份留存学校档案馆。
1、数据库系统归档通过数字档案管理系统实现，归档权限由档案馆配置给各部门兼（专）职档案员，档案馆负责对各部门兼（专）职档案员进行电子文件归档操作培训。
2、各部门兼（专）职档案员在归档之前应严格检查电子文件的完整性和有效性，并按照规定程序上载电子文件。
3、归档后，档案馆工作人员应对归档电子文件作详细的审核鉴定，确认无误后再将电子文件保存入库。
4、保存入库的电子文件，由学校档案馆打印归档目录一式两份，交接双方签字盖章后各保存一份。
一、把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。
二、归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法按《东北石油大学< 归档文件整理规则>实施办法》进行整理。
三、电子文件的分类方案按国家教委制定的《高等学校档案实体分类法》编制实体分类号。
四、存放载体的编号方案为：存储载体类型代码—文件格式代码—顺序号。存储载体类型代码为：GP-光盘；CP-磁盘；CD-磁带等；文件格式代码见第六条。
五、通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将基本著录项目输入计算机数据库内，编制机读目录和简要的检索工具。其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号（盘号及件号）、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
第十条 电子文件物理归档移交到档案馆后，永久和30年期保存的归档电子文件，档案馆要制作三套拷贝，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制，相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。
第十一条 保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应作防写处理，避免擦、划、触摸等，并直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃～20℃，相对湿度控制在35%～45%，与强磁场的距离保持在10米以上。
第十二条 接收入库的电子档案，磁性载体的每两年抽检一次，光盘每四年抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题要及时采取恢复措施。
第十三条 磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。
第十四条 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。
第十五条 归档电子文件的封存载体不应外借，需利用电子档案时应使用拷贝件。未经批准任何单位或个人不允许擅自复制电子文件。
第十六条 利用电子档案时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
第十七条 电子文件的保管期限参照国家、教育部和本校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。超过保管期的电子档案要销毁，需请有关部门和档案部门审核，办理审批手续后编制销毁清册，经有关领导批准后方可销毁，并要确保载体与信息的彻底销毁，并在网络中彻底清除。
第十八条 档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第十九条 本办法自发布之日起实施，未尽事宜，参照国家、黑龙江省有关电子文件的规定执行。
第二十条 本办法由学校档案馆负责解释。
