第一条为实现档案管理规范化和现代化，简化整理中的手工操作，促进文档一体化管理，依据《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000），结合我校实际，制定东北石油大学《归档文件整理规则》实施办法。

第二条本《办法》适用于我校在党、政、工、团等各项活动中形成的已办理完毕的、作为文书档案保存的纸质文件及电子文档的整理。

第三条归档文件就是《高等学校档案分类法》中党群类、行政类所包括的学校机关有关单位，在其职能活动中形成的办理完毕的应作为文书档案保存的各种纸质和电子文件材料。归档文件应收集齐全完整，于次年6月底以前完成归档工作。

第四条归档文件的收集、检查和日常保管：

一、 准确登记： 对来往行文、机关内部文件、会议文件以及出国、外出开会、检查工作等有关人员带回本单位的文件等及时逐件装订、盖章，进行登记建帐，达到有据可查。

二、 及时收集：及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。文件收集工作应区分不同情况，明确归档时限，也可以采取定期清理的办法，按月或按季度进行。防止文件材料在办公部门中留存时间太长，遇上机构变化，人事变动、工作调整时，造成归档文件散失、不齐全、不完整。

三、 认真检查：对收集的各种文件材料， 应逐件针对以下各方面情况进行检查。首先，同一事由的文件是否办理完毕，包括每份文件是否完成公文处理的每一个程序，是否是生效文件。其次，文件材料是否齐全完整。同一事由的文件是否收集在一起，包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。再次，这些文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求，破损文件是否进行修裱，对字迹模糊或易褪变的文件是否进行复制，是否去掉文件上的易锈蚀的金属物，对过大的文件是否进行折叠，折叠是否规范等。

四、严格保管：文件材料必须设专人负责保管，配备专用的文件柜和文件夹或盒，按着分类办法将不同类别的归档文件装入不同档案盒内，做好平时记录，保证归档文件齐全完整。

第五条归档文件的整理，应遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用和整体、简化、方便的原则进行，并且分类方案应与归档章项目、归档文件目录封面项目、归档文件目录条目、盒脊背项目相一致。

第六条归档文件的整理，按装订、分类、排列、编号、编目、移交、装盒、上架的步骤进行。

第七条归档文件的整理，以件为单位进行，一般以一份文件为一件：

一、 文件的正文与定稿合为一件，正本在前，定稿在后。

二、 正文与附件合为一件，正文在前，附件在后，也可各为一件。

三、 原件与复制件合为一件，原件在前，复制件在后。

四、 转发文与被转发文合为一件，转发文在前，被转发文在后。

五、 文件处理单与相关文件合为一件。

六、 来文与复制文为一件（包括请示与批复、报告与请示、函与复函、通知与报告等），也可分别各作为一件，复文在前，来文在后。

七、 同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件；跨年度请示与批复应归入批复年度、工作规划计划归入第一年度、总结报告归入最后一个年度、会议文件归入开幕年度、法规文件归入公布批准年度。

八、 不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。

九、 报表、图册、图表、介绍信存根、商调函存根、审批表、土地使用证、会议记录、纪念册、同学录、简报、各类登记册等按其本来的装订方法，一个自然本（册）为一件。

十、 上述任何一件中的一部分若达到一定厚度，也可以单独为一件。

第八条我校文件材料采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类法。归档文件的整理，按下列步骤进行分类：

一、 分 年 度：将归档文件按其形成年度分开。

二、 分 机 构：将同一年度的归档文件按机构（问题）分开。

三、 分保管期限：将同一年度、同一机构（问题）的归档文件按永久、定期（30年、10年）三种保管期限分开。

第九条归档文件应逐件装订：

一、 永久和30年期保存的文件材料必须拆除订书钉等金属物。

二、 成册的文件材料，（如会议记录、名册、报表等）可保持原貌。

三、 列为10年期保存的文件及已装订成册的刊物、书籍等不必拆开重新装订。

第十条归档文件的排列方法：

一、 归档文件应在分类方案的最低一级类目内， 首先按保管期限将文件分开，然后将同一保管期限内文件先按文件形成者，后按时间顺序进行排列。

二、 会议记录、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度分别集中排列。

第十一条 归档文件的编号：

一、归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端居中及其他的空白位置加盖归档章（图一）并填写相关内容。每件文件材料分别编写页号，文件中有图文的页面为一页，当归档文件上有页码时不需要重编。当归档文件上无页码时需要编写,每份文件从1开始流水编制，编写的位置正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角。前面是文件稿纸，后面有页码的，加一下则可。

二、归档章设置全宗号（学校代码）、年度、类别机构、保管期限、件号。

①年度：指对这一件文件的形成年度（如2010，2011）要求写全。

②类别机构：档案馆给立档机构编制的代码。

③保管期限：归档文件保管期限的简称或标识年限。

④件号：文件排列的顺序号。

三、档号的构成：年度+类别机构+保管期限+件号。如：

2010－─DQ11－─Y(30年、10年)─1（1～n）

↓ ↓ ↓ ↓

年度 类别机构 保管期限 件号

第十二条 编制归档文件目录（编目）：

一、归档文件在分类、排列、编号以后，以件为单位编制目录。

二、归档文件目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注、盒号等八项(式样见附图二)。

三、归档文件目录的填写要求：

1、件号：就是文件的排列的顺序号，与归档章上的件号相同。

2、文号：文号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动。

3、责任者：即文件发文机关或署名者。

4、题名：一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并外加“[ ]”以示区别。此外，有些归档文件的附件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规则，或者附件是正文的重要补充和说明，在这种情况下，如将正件、附件作为一个整理单位（件），应在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。

5、日期：即文件的形成日期（或生效日期）。填写时应以8位阿拉伯数字标明年、月、日，如2013年2月15日，标准格式为20100215。

6、页数：一件中有图文页的总页数。

7、备注：用于填写归档文件需要说明的各种情况，包括密级、缺损、销毁等。

四、归档文件目录应装订成册并编制封面（图三），封面设置全宗名称、年度、类别机构、保管期限。

第十三条 归档文件的移交：

学校各立档单位分别负责本单位的归档工作；各单位兼（专）职档案员在完成上述工作后负责向档案馆移交档案并办理交接手续，包括填写档案移交目录，连同归档文件、归档文件目录册、备考表（图四）一并移交学校档案部门。

备考表项目有盒内文件情况说明，是指在归档前或归档时对文件的完整、准确、系统或缺损情况的说明；文件存放一定时期后对第二次鉴定文件情况的说明。整理人指归档人，检查人指负责归档的领导者，日期指归档整理完毕的时间。

第十四条 归档文件的装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒（厚度为20 、40MM两种），以站立放置时不使文件弯曲受损为宜。一盒装满后，顺次装下一盒即可。装不满时可选择薄的盒。原则上不可以将不同年代、不同类别、不同机构、不同保管期限装入同一个盒内。并填写档案盒封面、盒脊及备考表，填写内容与保存文件的内容一致。备考表填好后放入盒内文件之后。

第十五条 文件盒上架：档案馆负责对归档档案进行科学排架。

第十六条 非文件材料整理归档要求：

从档案利用和学校发展来看，一些非文件材料，在记录学校历史、丰富档案信息、展现艺术价值、扩大宣传教育领域等方面起到特殊的作用。所以，扩大档案收集范围，对一些非文件材料进行收集，具体要求是对出国带回和市级以上颁发的奖杯、奖旗、奖状、证书、赠品、纪念品等，以及学校大型活动制作和获得的纪念品、赠品、书画等具有保存价值的非文件材料，由本单位兼（专）职档案员主动收集、接收。

收集时及时填写“非文件材料目录表”（图五）（一式两份，其中一份归档人留存，一份移交学校档案馆），写清楚序号、材料形式、数量、材料题目（名称）、内容（人物）、形成的时间、地点、责任者等事项。做好交接手续工作，交接后一定将非文件材料保管好，确保安全性。向学校档案馆进行归档时，填写“档案移交目录表”（一式两份），连同非文件材料目录表和非文件材料一并移交校档案馆。

第十七条 本办法从公布之日起实行。原《大庆石油学院归档文件整理办法》（庆油院发[2004]2号）同时废止。