第一条为了加强我校档案工作，进一步提高档案管理水平，更有效地保护和利用档案，充分发挥档案在教学、科研、党政管理以及其它各项工作中的作用，为学校及社会各界服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及教育部和国家档案局联合公布的《高等学校档案管理办法》（第27号令）等法律法规，结合学校实际，制订本办法。
第二条本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条档案是学校不可再生的宝贵财富，档案工作是学校重要的基础性工作，是反映和衡量学校管理水平的重要标志，学校要加强管理，将之纳入学校整体发展规划。各单位要重视档案工作，依法承担保护和移交档案的义务，保障档案管理工作顺利进行。
第四条我校档案工作由校长领导，并成立档案管理工作委员会，其主要职责是：
一、贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度。
二、将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。
三、建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需的设备以及经费。
第五条 学校档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是学校档案馆的分支机构。
第六条 学校档案馆是学校档案工作的职能部门，其基本管理职责是：
一、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作。
三、负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。
四、编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源。
八、利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。
第七条 学校档案馆下设相应的机构，并配备专职档案工作人员。学校专职档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据档案馆的馆藏档案数量和工作任务确定。
第八条 学校档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第九条 学校专职档案工作人员，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，要按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第十一条 建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十二条 纸质档案材料和电子档案材料要同步归档。文件材料的归档范围是：
一、党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
二、行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
三、教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(〔87〕教办字016号)的相关规定执行。
四、科研类：主要包括科研管理和科学研究实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件等材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。
五、基本建设类：主要包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。
六、仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
七、产品生产类：主要包括学校自行研制、试制产品以及在生产、经营、销售活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。
八、出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
九、外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
十、财会类：主要包括财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件等材料。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。
十一、声像（照片）类：主要包括学校各项活动中形成的以及外部形成与我校有关的具有保存价值的录音、录像、照片及其它影音制品等声像材料。录像资料由现代教育技术中心管理。
十二、人事档案类：主要包括教职工档案和学生档案,分别由人事处和招生就业处管理。
十三、实物类：主要包括在学校各项活动以及在学校对外交流活动中形成的具有保存价值的实物。如:党和国家领导人为学校题词、校庆礼品、纪念品、获奖证书等。
十四、人物类：主要是指学术造诣较深,在某一学科领域贡献突出,在国内外教育界、科技界有一定影响的知名人物的档案,包括历任校领导（正职）、院士、资深教授等在教学、科研、管理等活动中形成的反映个人情况的文件材料。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。
归档的档案材料包括纸质、胶片、胶带、磁带、磁盘、光盘及其它电子格式等各种载体形式。
第十三条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校档案馆负责对各单位的立卷归档工作进行业务指导。各单位形成的档案直接交学校档案馆，各课题组形成的档案交科研处,经科研处审定确认归档的由科研处统一交学校档案馆。
第十四条 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录备考表、案卷封面，交本部门负责档案工作的人员检查合格并由主管领导审核签字后，向档案馆移交。
第十五条 学校与其他单位分工协作完成的项目，学校档案馆应当保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交学校档案馆保存。
第十六条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
第十七条 归档的档案材料要求质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）以及《东北石油大学电子文件归档与管理办法（暂行）》执行。
三、科研类档案要在项目完成后二个月内归档，基建类档案要在项目完成后三个月内归档。
（四）学校举行重大活动，如党和国家领导人来校视察、召开党代会、教职工代表会、校庆等，由主要职能部门负责在活动结束后二个月内归档。
第十九条 档案馆和档案分室要做好档案管理的基础工作，对接收的档案应及时进行整理、分类、编目、鉴定，保证档案信息资源的开发和利用。
第二十条 档案馆要按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局８号令），确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报主管领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条 档案馆要采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十二条 档案馆要对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，要立即向主管领导报告，及时处理。应加强档案库房的技术管理工作，要建立、健全有关规章制度，并由专人负责。
第二十三条 档案馆要认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定填报档案工作基本情况统计报表。
第二十四条 档案馆要按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
第二十五条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十六条 查阅、摘录、复制未开放的档案，需经档案部门负责人批准。涉及未公开的技术问题，需经档案形成单位或者本人同意，必要时报请主管领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，需经学校保密工作部门批准。
第二十七条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，需经档案部门负责人批准。
加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十八条 学校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第二十九条 学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。
学校档案馆应为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆应当无偿和优先提供。
第三十条 寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。学校档案馆如果需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。
第三十一条 学校档案馆要积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，需经档案形成单位同意，并报请主管领导批准。
第三十二条 学校档案馆要采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。
第三十三条 学校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十四条 学校为档案馆提供专用档案库房，库房建设要求符合《档案馆建设标准》（建标103-2008）。
存放涉密档案要设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，要配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十五条 学校设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第三十六条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
一、在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的。
二、在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的。
三、在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。
第三十七条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
一、玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。
第三十八条 学校档案管理工作委员会定期对部门档案工作进行检查、评估，定期召开档案工作会议，对档案工作先进单位和个人给予表彰和奖励。
第三十九条 本办法自公布之日起施行。原《大庆石油学院档案管理办法（试行）》同时废止。
第四十条 本办法由档案馆负责解释。
