人物档案是指学术造诣较深，在某一学科领域贡献突出，在国内外教育界、科技界有一定影响的知名人士的档案。这些知名人士在长期的实践活动中直接形成的具有重要保存价值的各种载体的历史记录，在一定程度上反映了学校各学科领域的发展历史，体现了学校的教学、科研及管理水平。建立人物档案是保护国家文化遗产的重要措施,也是维护学校历史的真实面貌和知名人士历史地位，发扬学校光荣传统和优良学风，创建国内一流高水平大学的需要。

一、人物档案的建档对象

1、历届校领导；

2、院士；

3、资深教授；

4、其他在国内外有一定声誉或对学校作出突出贡献的科学家、教育家。

二、人物档案材料征集范围

1、记载本人生平的传记、日记、履历、书信，他人撰写的回忆文章及宣传报道材料等；

2、反映本人对科学教育事业贡献的专著、译著，正式出版的教材、参考书、讲义、学术论文以及笔记、手稿等；

3、名人口述的历史资料；

4、证明本人身份、荣誉的证件、证书、奖状、奖章、聘书、委任状、任命书、代表证等；

5、反映本人工作和社会活动的照片、底片、录音带、录像带、影片、光盘等；

6、知名人士使用过的有保存价值的实物（包括直接参考资料）、用品及赠送的礼品等；

7、知名人士的纪念会议、祝贺、展览等活动的重要材料；

8、已故知名人士的讣告、唁函、唁电、悼词等；

9、其它有保存价值的材料。

三、人物档案的征集、保管和利用

1、由各单位兼职档案员协助档案馆按建档对象名单、人物档案材料征集范围要求进行征集（包括捐赠、寄存）；

人物档案的整理须遵循档案的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，反映名人工作、学习和生活的真实面貌，便于保管和利用。

2、征集档案要办理移交手续（一式两份，档案馆、移交人各保存一份），并由档案馆向捐赠者颁发捐赠证书；

3、档案馆对征集的人物档案要确保档案材料的完整与安全，适时进行人物档案展览，积极提供利用，对移交归档者（包括捐赠或寄存档案者）保证其优先利用权，并维护其合法权益。