为了更好地展示学校建设发展的历程，进一步丰富学校文化积淀，研究学校历史，根据《中华人民共和国档案法》和《东北石油大学档案管理办法》的规定，特制定本办法。

一、范围

1、各单位部门和师生员工个人在历年工作中获得的省部级以上的奖状、奖杯、奖章、荣誉证书、锦旗、牌匾等；

2、国家领导人、国家各部委、省市党委和政府领导人、社会知名人士以及重要外宾来校参观、视察、访问或演讲的照片、留言簿、签到簿、题词等；

3、有关单位、兄弟院校、国内外友人、校友赠送的珍贵礼品；

4、学校各时期停用的印章、公务活动纪念品等；

5、学校领导、学科带人、知名校友的聘书、获奖证书、论著、手稿、事迹材料等有纪念意义的物品；

6、学校历史上各个时期印发的具有历史价值和纪念意义的印刷品；

7、学校各个时期使用过的校徽、徽标、学生证、借书证、毕（结）业证书、内部票券等；

8、学校早期购买或制作的教具、仪器设备、工具、模型等；

9、历届毕业生的合影照片、纪念册等；

10、反映学校不同时期风貌的老照片、匾额、碑石（文）拓片以及带有老校名印记的物品等；

11、反映或记载学校、校友重要成就或在社会上产生过重大影响的事迹材料等（包括照片、实物、音像、书刊等）；

12、学校历史上形成的其他有助于了解学校历史和有收藏价值的物品。

二、征集方式

1、自愿捐赠；

2、复制；

3、有偿收购；

4、代保管；

5、其他合法方式。

三、征集办法

1、学校档案馆负责接收保管单位、个人捐赠的实物档案。

2、凡自愿无偿捐赠的单位和个人，由档案馆颁发荣誉证书，并捐赠人有优先利用所赠实物档案的权利。

3、有偿收购实物档案的价格将由双方协商。

4、对于有重要意义的照片和实物，学校将进行翻拍复制，原件归还。

5、学校在利用捐赠的实物档案时，将注明捐赠人。

6、学校在利用代保管的实物档案时，要经档案所有人同意。

7、在移交实物档案时，应附上实物档案的文字说明，并办理交接手续。交接清单一式两份，一份由送交人保存，另一份由档案馆保存。

四、保管和利用

1、档案馆对实物档案进行科学的分类、排列、编号，并建立案卷，真实记载档案的真实情况，并设专库或专柜陈列保管。

2、档案馆要做好实物档案的保管工作，要保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。

3、提供利用的方式主要包括阅览、复制、摘录、拍照、展示、陈列等；校史馆设立校史展厅，积极改善参观条件，为参观者和利用者提供方便。