为了提供更优质高效的档案服务，现将有关事项说明如下：

一、利用学籍档案请遵循以下办理步骤：

1. 本人现场办理：本人需持有效身份证原件，到图书馆档案服务大厅，如实填写档案查询记录表（利用学历学位相关档案还需提供毕业证、学位证原件或复印件）。

2. 本人远程办理：打开档案馆主页，点击红色导航栏中的“常用下载”，下载《学籍档案利用申请单》，填写后发送至档案馆邮箱dangan@nepu.edu.cn，邮件主题格式为“姓名+具体查询事项（如：张三+本科成绩单）”，我们会在3个工作日内给您回复，遇到问题请及时沟通。

3. 委托他人现场办理：被委托人需持填写完整的《档案查询授权委托书》（在档案馆主页“常用下载”中下载）以及被委托人有效身份证原件，到图书馆档案服务大厅，如实填写档案查询记录表。

4. 社会单位查询利用毕业生学籍信息，查档人需持单位公函/介绍信以及查档人有效身份证原件、工作证原件，到图书馆档案服务大厅，如实填写档案查询记录表。

二、利用校内综合档案请遵循以下办理步骤：

1.校内单位查阅综合档案，需填写《校内单位查档申请表》（以下简称《申请表》，在档案馆主页“常用下载”中下载），查档经办人需持填写完整的《申请表》、工作证原件等有效证件到图书馆档案服务大厅提交查档申请。

如查档经办人已在企业微信中向相关档案形成单位提交了查档申请并获得许可，并将相关许可在企业微信中传阅至档案部门，则可不提交该《申请表》。

利用未开放档案，需经档案部门负责人同意，必要时还须经主管校领导审查同意。大宗查档和数字化利用，查档经办人还需在《大宗查档和数字化利用告知书》上签名，承诺保证档案信息安全。

2.本校档案一般不外借。校内有关单位确因工作需要外借时，需填写《校内单位档案借出审批表》，并经档案形成部门和档案部门负责人同意。档案借出时间一般不得超过两周，借出档案经办人必须对档案的安全、完整和保密负责。

3.原则上未开放的校内综合档案不对社会单位、个人提供查询服务，如确有查档需求，请自行征求档案形成单位同意，由档案形成单位相关工作人员代查，查询流程参考第一条“校内单位查阅综合档案”。

三、注意事项：

1. 查考利用的档案应专题专用，查档单位、查档人应当对档案的保密、安全和完整负责，不得在档案材料上任意涂改、勾划、剪裁、拆散、抽页、调换或擅自复印、转借档案资料。一旦发现上述情况，按《档案法》有关规定严肃处理。

2. 任何单位和个人未经档案部门同意，不得公布、传播未公开的档案内容（含数字化内容）。

四、非本部门业务：

1. 认证毕业生学历、学位信息，请通过学信网办理(https://www.chsi.com.cn/)。

2. 查询在校生个人档案内容、毕业生个人档案去向，请联系学生工作部，

咨询电话：0459-6503189（本科） 0459-6502801（硕博）。

3. 查询在校教职工人事档案，请联系人事处，咨询电话：0459-6504572。

4. 不办理电话查档业务。

五、联系方式：

邮箱：dangan@nepu.edu.cn

电话：0459-6503243

地址：图书馆1楼104档案服务大厅

其他详情参考档案馆网站http://dag.nepu.edu.cn/或关注东北石油大学图书馆公众号

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