作者: 张春霞
摘要：随着我国高等教育事业的不断发展，《普通高等学校档案管理办法》的颁布，高校档案管理已经进入一个崭新的历史阶段。如何适应新形势，对档案工作进行科学化管理，提高学校档案管理工作水平，成为摆在我们面前的一个新的课题。本文就高校档案管理工作的现状，针对部分高校档案管理的实际情况及存在的问题，对如何加强学校档案管理、提高管理水平谈几点个人认识。
高校档案管理工作是高校事业发展的重要组成部分，高校档案集中反映了学校在各个时期、各个阶段的教学、科研、管理等的历史面貌，它不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录。随着我国高等教育事业的不断发展，高校档案管理已经进入信息化、电子化的一个崭新的历史阶段，计算机技术和信息技术的大量使用，给高校档案工作带来了新的机遇，同时也带来了压力和挑战。如何适应新形势，对档案工作进行科学化管理，提高学校档案管理工作水平，成为摆在我们面前的一个新的课题。本文就部分学校目前档案管理工作的现状，对如何加强档案管理、提高管理水平谈几点认识。
一、目前档案管理的现状
随着《普通高等学校档案管理办法》的施行，高校档案工作已逐步纳入正轨，但从整体上看，目前高校档案管理工作无论是管理机制、管理手段、还是开发利用、人员素质都仍然存在着与高等教育事业发展不相适应的地方，主要表现在以下几点：
（一）、档案管理不规范。目前部分的档案管理工作尚未完全规范，档案管理还没有纳入法制管理、科学管理轨道，档案的归档工作仍不到位，主要表现在：一是部分档案仍分散到校内各单位多家管理，如部分科研档案、学生档案、声像档案等等；二是专兼职管理人员配备不到位；三是由于缺乏及时归档意识，导致一些基层单位档案长期不整理，收集渠道不通畅；四是电子档案归档意识不强，档案信息化建设相对滞后。
（二）、档案馆的基础设施建设不完善。随着学校各项工作水平的不断提高，档案管理工作也要求与之同步发展，因此对档案管理的基础设施建设提出了新的更高要求。与发展的要求相比，部分学校的档案馆基础设施建设明显投入不足。主要表现在：没有适宜安全保存档案的专门库房；没有专门的阅档案室、装订室；没有防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施；没有存放档案的密集架；适应档案现代化管理需要的技术设备配置不到位等等。由此使得档案的安全性、保密性得不到保障。
（三）、档案管理人员专业素质有待提高。目前虽然大部学校都有专、职档案员，而且大部分都具有大专以上文化程度，但纯档案专业出身的人员较少。随着高校档案范围的拓展，现代化管理要求在不断提高，对档案员的专业化素质提出了更高的要求。部分档案管理人员仍存在档案管理意识不明晰、专业知识不精通、知识结构不合理、创新意识不突出等诸多问题。特别是缺乏对档案信息进行深层次研究和开发，缺乏懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才。档案管理人员的素质制约了档案现代化管理，影响了档案的信息开发和编研工作。第三，基层管理人员多为兼职，且频繁更换，造成档案管理人员队伍不稳定，素质参差不齐，为规范档案管理工作增添了难度。
（四）、档案信息化建设滞后。目前大部高校的档案管理都实现了现化化、网络化管理，多数高校都使用的是“南大之星”档案管理软件，但仍有部分学校目前仍然停留在传统的服务模式与手工操作上，这种方式已经越来越难以适应信息化的要求，现代信息技术，如高校数据库、校园网络等没有切实应用到学校档案管理工作中。信息化程度不高的档案管理难为学校的发展提供高质量、高水平的服务，难以开展整体信息资料的开发与利用。
二、档案管理存在问题分析
档案工作存在的这些问题，究其原因是多方面的，主要的原因有：
（一）、对档案的重要性认识不到位，重视不够。表现在对档案在学校工作中的功能和作用认识不足，没有充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源，档案工作是办好学校的重要基础工作之一。因而档案意识不强，重视不够。
（二）、档案建设投入不足。在高等教育快速发展的今天，各学校在发展过程中面临许多困难，需要经费投入的地方很多，对档案建设投入相对较少，致使档案建设中许多应该解决的问题，得不到及时解决，档案建设跟不上学校发展的步伐。
（三）、缺少专业档案管理人员，特别是缺乏对档案信息进行深层次研究和开发，懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才。
三、加强档案管理的几点建议
（一）、进一步加强领导，为档案管理工作提供组织保障。按照《普通高等学校档案管理办法》的要求，高校档案工作应由高校校长领导，要将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。由此强调了高校档案管理工作的重要性。学校各级领导要充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源。学校档案资料详细真实地反映了一所学校逐步发展的整个历史过程，它以各种不同的形式真实而客观的记载着学校发展的每一个环节，是认识和把握高校发展客观规律的重要依据，是学校的宝贵财富。学校各级领导应该给予高度重视，特别是要把档案现代化管理工作纳入工作计划和议事日程中，为档案部门提供良好的工作条件。同时，还要提高广大教职工对档案工作的思想认识，提高管理工作者对档案工作的重视，只有在思想上统一认识，才能增强大家的档案意识，共同做好档案工作。
（二）、加强档案馆的基础设施建设，为档案管理工作上水平提供物质保障。《高校档案管理办法》强调，“高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求”， “高等学校应当设立专项经费”， “加快数字档案馆（室）建设”，并要求，“对不符合档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库，要按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建”。学校现馆藏档案大部分都是永久保存，没有标准的档案库房，没有现代化的设备，各类档案的安全都得不到保障。纸质档案管理要求在档案库房内做到排列整齐，按规定借阅，杜绝丢失，防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温，修表加固和字迹恢复等，对温度和湿度也有一定的要求。而电子档案的载体易老化变质、病毒入侵等都会影响电子档案的安全。做好电子档案的安全防护工作首先要抓好电子信息存储载体，特别是磁性载体的安全防护。定期拷贝，光盘应放在盒中直立存放，做到防尘、防变形，避免阳光直接照射，远离强磁场、热源，并与有害气体隔离，对温度和湿度也有一定的要求。因此，学校档案馆的基础设施建设尤为重要。
（三）、进一步加强档案的规范化管理，完善各项管理制度。建立系统有序的管理制度，是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。第一，在工作体制上必须遵循集中统一、归口管理的原则，部门形成档案，学校集中管理，防止分散管理出现的弊端。第二，完善档案管理制度。建立健全学校、部门和单位的档案管理制度，推进档案管理工作的制度化和规范化。第三，做好档案的收集、整理和归档工作。一是严把收集关；二是严把鉴别关；三是严把整理关。第四，创新工作机制，进一步提高服务水平。要创新档案材料的收集整理机制，改变基层单位档案长期不整理、不装订、管理水平低，收集渠道不通畅的问题。第五，应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，把档案管理工作纳入单位年度目标考核和干部个人评优考核，实行责任追究，保障档案工作正常、有序地开展。
（四）、进一步加强队伍建设，提高档案管理水平。档案管理是一门综合性的学科，涉及的知识面广，不仅要有档案知识、历史知识、情报学方面的知识，还要具备计算机应用、网络技术等方面的知识，档案管理人员的素质对档案工作的成效起着决定性作用。要通过各种形式和途径，提高档案管理人员的综合素质。第一，健全管理人员队伍。建立一支专兼职相结合的档案管理队伍，要按照国家要求配备相对稳定具有较高素质的专业档案管理人员，确保档案工作的持续性和完整性。第二，不断加强业务培训，提高管理人员的整体素质。档案员的素质培训工作应该着重在提高档案工作人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力上，加大计算机知识的培训力度及网络知识的运用，使个人的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要。第三， 加强档案工作人员的职业道德教育。档案工作是一项服务性很强的工作，从事档案工作的同志都要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和耐得住寂寞、乐于奉献的工作精神；同时，档案工作工人员要牢固树立“服务第一”的意识，把档案岗位作为文明窗口来打造，克服重管轻用的思想，积极主动地想办法，创造性地开展工作，充分发挥档案在教学科研中的重要作用，不断提高档案的服务水平。服务过程中要做到态度热诚，细心周到，百问不烦，用满腔热情做好自己的工作。
（五）、进一步加强信息化建设， 健全档案信息管理系统。要以推进档案的数字化进程为基础，以电子文档的归档和管理为重点，积极推进档案管理从纸质化管理为主向数字化管理的转变。要根据新形势下档案工作的新要求，充分利用网络技术，建立起资源数据库，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，把馆藏档案信息开发出来，使服务水平和服务能力得到提高。应充分利用校园网的优势，坚持网络化办公，鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料，努力实现“无纸档案”与“纸质档案”相结合，这将有助于加强电子档案管理和建设，提高档案管理质量，使学校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理等工作。
