作者:孟庆德

摘要：本文着重分析了在档案管理中运用盒号有序化定位作用的重要性，摈除了一些不必要的顾虑，并切实提出了设置盒号的环节及有利于发挥盒号作用的档案工作方法，为进一步提高档案的整理、上架、查询、归档、统计等工作效率，提供了一种合56适的途径。

档案盒，是用来保护档案的归档文件装具。它虽然不是一级整理单位，但作为整理中的一级实体单位，却是实实在在存在而不容忽视的。装盒是归档文件整理工作的最后一个环节，它包括将文件装入盒内和填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》中指出，盒号即档案盒的排列顺序号。盒号作为档案盒排列顺序的标识之一，在《归档文件整理规则》要求按件整理的条件下，遵循档案工作“简化整理，深化检索”的宗旨，盒号在档案管理中理应受到很大的重视，理由如下：

一、盒号在档案整理工作中可以起到有序化作用：

盒号是反映归档文件在全宗中位置的重要组成部分，是管理和利用归档文件的基本要素之一。目前各高校档案盒数量基本上都是很庞大的，而且档案基本上都是各归档单位初步整理后，按照移交目录移交到档案馆后，由档案馆工作人员再进一步整理，特别是像编制档号、盒号、装订、装盒等上架前的工作，基本上是在档案馆内进行的，工作非常繁杂。近些年高校扩招后，高校的档案数量更是急剧增多，每年形成的档案甚至达到数百盒。在整理工作中将如此多的档案进行整理，如果不装盒、不编制盒号，则很容易混乱。笔者在实际工作中充分利用计算机程序，将同类的档案，在装盒的同时，依次编制档号和盒号，立即打印标签粘贴盒脊，利用盒号流水的有序性，可以使数量众多的档案有序排列，使工作更加顺畅和简捷，便于衔接和理顺。

二、在盒脊和归档章上增设盒号，方便档案盒排架、查找、归位及统计等工作。

《归档文件整理规则》中规定，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。实际上，实行以件为单位按类装盒的整理方法后，习惯的利用要素案卷号则由盒号代替，盒号作为利用工作的主要使用要素之一，对归档文件的上架、提取和归位起着比较明显的作用。因此，填写盒号是档案馆管好用好归档文件的必要手段，是与《归档文件整理规则》的取消案卷，直接进行文件整理和检索的思路相一致的。

盒号是体现档案盒排列顺序的，是最直观表明档案盒物理位置的的项目，一目了然，简洁明快。因此要提高上架和查找的定位速度，除了在盒脊上标明档号外，最简捷的办法就是标明盒号。在盒脊上填制盒号后，档案盒上架，只要按照盒号的顺序上架就可以了，是最简单的上架方式，避免了按照档号排列上架的复杂性。另外，盒内归档文件上盖的归档章，除了标明全宗号、年度、机构或问题、保管期限、件号等项外，如果再加上盒号项，则必会大大提升档案的归档速度。当然，通过其它项目也能找到存放位置，但延长了文件归位的实地考查时间。另外，归档章增设盒号项，可以增强以件为保管单位的独立性，减少利用过程中的对件号的依赖，同时，又使归档章各项与盒脊各项相对应，在提高归位效率的同时，也提高了整体性。

三、归档文件目录上增设盒号项，会提高文件检索定位的精准度。

归档文件目录既是归档文件的登记帐，又是归档文件的基本检索工具，它不仅揭示了归档文件的分类情况，也基本标明了归档文件的存放位置。笔者以为，盒号不仅应该在盒脊和归档章上体现出来，也必须在归档文件目录上体现出来。因为查找文件的第一步就是检索，如果检索目录上没有盒号，则在查找定位时盒脊上的盒号也就无从发挥其定位作用。如果归档文件目录上增设盒号项，则会使归档文件实体的物理存放位置一检即明，且与盒脊上的盒号、归档章上的盒号相互呼应，形成一个完整的盒号定位链。目前，在实行计算机化管理的前提下，归档文件目录一般都是在归档文件相关信息输入计算机后，由计算机打印出来，因此在装盒录入时就要将盒号信息必须不失时机地录入进去。笔者在实际工作中，不仅录入盒号信息，而且将盒号字段作为归档文件目录的排序字段进行目录打印，由于盒号与档号是同时依次录入的，因此打印出来的归档目录除按盒号大小排序外，也兼顾了档号的排序。这样的归档目录大大加强了有序化，有利于档案的检索查询、保管和统计等工作，为盒号在档案管理工作中的各个环节发挥其定位作用打下了基础。

总之，在增加了档案检索目录、盒脊及归档章上的盒号定位链后，档案的安全性和利用效率会得到很大提高。特别是由于各高校对档案工作重视程度的不同，有的档案馆工作人员更换非常频繁，大量的档案在漫长的存放期间内，如果没有盒号的辅助定位作用，在频繁的进进出出和腾挪变换当中，势必会大大增加档案的定位错误和流失的机会，甚至形成死档，给档案工作造成不利影响。因此盒号定位在档案的长期管理中愈彰显出其重要性。

虽然盒号在档案工作中起着非常重要的有序化作用，但也有人认为对盒号的过多运用，会产生一些不可避免的负面影响。但笔者认为，这些影响是完全可以化解的，对于其优点来讲是不足为虑的，主要有以下几点：

一、认为归档文件在全宗中的最终位置是依靠年度、机构（问题）、保管期限、件号等分类、排列要素共同确定的。检索时，可以按照目录---档案盒盒脊---文件归档的顺序实现档案的调出和归位。其中，在定位到档案盒时，只需将目录上的件号与盒脊上的起止件号相对应即可，认为不需要再去编一个盒号，从而增加了不必要的检索层次。笔者认为，如没有盒号，查找时必然要遵循年度---类目---件号的顺序去摸寻，相比盒号定位多出了两个环节，效率自然会打折扣。既然档案盒是实实在在存在的保管档案的实体，并在其上标明有关定位选项，为什么要错过最简明、最直接的定位要素呢？实际上，编制盒号仅是举手之劳而已，不需要费太大力气。况且，多种定位系统更加保证了档案的安全利用效率，的确能大大提高检索查找以及归档的速度。故这种检索层次的增加是十分必要的，而绝非多余。

二、认为编制档案盒号，会使档案的尺寸和项目设置、归档文件目录的格式、件号的编制方法等变得复杂。笔者在工作中的体会是盒号的编制并不复杂，前提是盒号的编制不加入到档号当中，与件号脱钩。作为独立的编号系统，按盒号流水编制，是非常容易的。笔者采用数据库语言编制了一套程序，文件归档后，只要装盒时执行一下程序，下一个盒号和档号立马同时呈现给录入者，操作者只要照此录入就可以了。至于档案尺寸、目录格式等，即使不去编制盒号，绝大部分院校也是要将档案装盒的，并不会因为不编制盒号，而使一些档案尺寸的规定消失。由于盒号的编制是独立的，并不影响到档号的编制，因此，件号的排列仍是在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序排列，不会受丝毫影响。

三、认为按盒号排列与按档号排列相矛盾，不能兼顾，要使二者统一，必须大量档案集中处理，会造成档案堆积问题，笔者谈两点体会：

首先大部分档案的移交是分块移交的，比如，学生学籍卡片（jx13）统一由学工部门移交，研究生学位档案(jx16)由研究生院移交等。除极特殊情况外一般都是一次性移交完毕，即使有特殊情况，一般也在很短的时间内移交清楚，不会把同类档案拖拉很长时间的。这样，在使用计算机进行前面所讲的目录信息录入时，只要坚持采用同类档案同时录入，不同类档案不交叉录入的方式，我们就可以做到在按盒号流水排序的同时，兼顾同类档案按档号排序的要求的，从而达到盒号与档号排序协调一致的目的。再者，对于有机联系不大的不同类档案，不必苛求按二级类目大小排列盒号，只要将同年同类的档案按盒号排序在一起即可。因此，将盒号引入检索体系后，并不会带来集中整理大量档案等问题，完全可以做到先全先整（即一类的档案移交完毕后，其形成的文件马上可以装订、编号、盖章）、随办随归（整理完后即可装盒上架）。如遇到极特殊迟交的同年同类档案时，仍可以按盒号流水编号，只是上架时按照档号排列物理位置即可，这样做即不打断盒号流水，又保留了同类档案的有机联系。这种极少量的盒号错位，不会对盒号的定位造成多大的影响。另外，为了最大程度发挥盒号的有序化作用，笔者认为可以采用《高校档案工作规范》中的另外一种分类方法，即将研究生教育、成人教育、本专科教育分开，即JX11—综合，JX12—研究生教育，JX13—全日制本、专科教育，JX14—成人教育，分块来排列盒号和档号，这样就更有利于盒号与档号的协调统一，而且检索查找更加方便快捷。

目前，对于盒号的运用，之所以受到大家的忽视甚至排斥，主要是基于对《高等学校档案工作规范》中要求档案实体要按档号顺序排架的要求的考虑。笔者认为，只要我们不机械地去理解和执行《规范》中的要求，能够根据自身的实际情况进行灵活处理，同时充分运用现代化的计算机管理手段，将档号排序与盒号排序有机地结合起来，就能将某些问题和矛盾化解掉，将二者协调统一起来，从而在最大程度上发挥盒号在档案管理中的定位优势，达到提高档案工作效率的目的。