作者：孙连荣

摘要：文章阐述了档案意识与档案管理工作的关系，指出档案意识是档案工作存在和发展的基础。分析了档案意识薄弱的四方面原因及在高校中的表现，提出了强化高校领导层的档案意识，建立健全高校档案管理工作的各项规章制度，提高档案管理人员的业务素质等六项增强档案意识的对策。

关键词：档案意识；现状；对策

高校档案是记录高校历史， 传承文明的载体，借助档案可以了解过去、把握现在、预见未来。档案工作事业功在当代、利在千秋。档案意识是档案工作存在和发展的基础，增强档案意识是提高高校档案管理水平的关键[1]。

档案意识与档案管理工作的关系

高校档案是学校在从事教学、 科研、 党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录，是高校建设和发展的历史见证，是高校的“昨天”的真实写照，是高校办学过程中形成的各种信息的最客观、最系统全面的载体[2]。

高校档案工作是高校发展事业的重要组成部分，为高校各项工作的发展提供最客观， 最具历史权威性的参考作用。特别是当前经济社会发展迅猛，对档案的需求越来越大，档案工作的重要地位越来越明显，但是，一些高校的档案工作仍然比较滞后，其中重要的原因就是档案意识薄弱。

所谓档案意识，就是人们对档案及档案工作这一客观事物的主观反映，是对档案和档案工作态度和认知的总和。档案意识反映人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质地位和作用的认识[1]。档案意识决定了档案工作者对档案收集、整理、归档、保管和提供利用的积极性和准确度。档案意识还决定了档案用户对档案需求的准确表达，支配着档案用户的档案行为。

档案意识与档案工作相互影响相互制约，有着不可分割的密切联系。首先，档案工作可以强化各方面人员的档案意识。做好档案服务工作，搞好档案建设，是增强人们档案意识的关键。其次，强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用，有利于档案收集、整理、归档、保管和利用。

档案部门管理的档案是由高校各部门在日常工作中形成的文件材料转化而来的，这些文件材料搜集的完整程度、质量的优劣、价值的大小，都与档案形成者的档案意识的强弱密切相关。高校中由于人员档案意识薄弱，导致了档案管理工作有章不循，致使档案不能发挥其应有的作用。

高校缺乏档案意识原因分析及管理现状

（1）管理层对档案工作的重要性认识不足

档案工作在高校中的地位比较低。高校以教学、科研为主，档案工作往往被忽视，档案工作虽然在高校的教育、评估以及其他各项工作中发挥着重要的原始凭证作用，但利用档案的过程一结束，档案工作就变成了“被遗忘的角落”。

首先表现在高校各级领导和基层组织档案意识不强，严格执行《档案法》和《档案法实施办法》规定的责任和义务还不够强；没有对档案建设进行全面规划；有的不配合各级档案机构和人员做好档案工作，甚至不遵守档案管理的要求[3]；其次档案管理经费严重不足，因而多数档案室不符合规范要求，库房简陋，设施落后，更别说投入信息化建设的资金了；再次档案工作者提拔难、待遇低、外出学习机会少等，导致档案队伍不稳定。

（2）对档案法律法规了解不够深刻

多数高校行政部门的领导认为档案工作不直接产生经济效益，可抓可不抓，因此对《档案法》、《档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》等法律法规了解不多。同时高校档案部门仅对各归档部门专兼职档案人员的工作有业务指导、督促和服务的职责，不具有行政执法主体资格，不可能对违反档案法律法规的行为加以处分。从而导致高校档案工作人员没有将档案工作上升到遵法和守法的层面上来认识，没有建立起“依法治档”的新观念[2]。

表现在作为基层兼职档案工作者，不了解我国档案工作的基本原则、基本制度和基本要求，不重视档案的收集工作，不依法、不按时向学校档案馆移交应该进馆的档案，导致出现“多归”、“少归”、“乱归”等现象，严重影响档案工作的正常进行。

(3) 基层档案工作者档案意识淡薄，对档案工作重视不够

高校中不同程度地存在对档案工作重视不够，没有认识到档案的真正价值，不懂得档案“要到用时方知贵”的道理。

表现在管理人员档案意识淡薄，并且缺乏必要的档案专业基础知识，不重视宣传档案法规，以唤起师生的档案意识；忽视文件形成过程中的监督指导，忽视与有关部门的交流与合作[3] ，不重视档案编研工作；不重视档案保护，控制和调节档案的保护环境措施不力。

兼职档案员都有自己的本职工作，他们身兼数职，日常事务繁忙，把档案工作作为自己的额外附加工作，没有把档案工作作为一项重要工作来抓，没有更多的精力顾及档案工作。通常应付了事。对移交进馆的档案不严格把关，不明确档案立卷归档的具体要求和方法。不仅移交档案质量不过关，时间也不及时，能拖就拖，能不交就不交，直接影响了档案的保存与利用价值。

大多数教学和教辅人员由于对档案的重要性认识不足，认为只有备好课、教好书才是教师的职责，至于教学成果是否归档保存似乎与己无关；有些人需要文件时乱翻乱抽，借阅、转阅从不登记，自己不妥善保管也不及时归还，相当一部分档案材料散失于个人手中。

(4) 高校档案管理服务意识不强

由于部分高校对档案的作用和意义认识不足，重视程度不够，专职档案人员素质不高，人员数量不足，人员岗位不断转换，资金投入和物质保障跟不上，大多数高等学校档案工作还依靠手工处理，工作效率低，普遍认为档案工作就是“管好资料，保证不丢失”，还没有从被动的“保管员”转为主动的服务者，不能主动融入社会、参与社会，为社会、学校的发展服务。

3 增强档案意识的对策

（1）强化高校领导层的档案意识

增强高校领导的档案意识是做好档案工作的基本前提。领导认识到档案工作对高校发展的重要性，促使领导干部和各级职能部门形成重视档案工作的共识，才会把档案事业发展纳入学校全面发展的总体规划，确立档案工作在各项工作中应有的地位，确保档案事业与其他建设相协调发展，才能在工作中不断改善档案工作的保障手段，在政策和资金方面给予有力支持；才能建设一支政治思想过硬、专业素质好、遵纪守法、乐于奉献的高素质档案工作队伍。这些都是搞好档案工作最重要的基础条件。

（2）建立健全高校档案管理工作的各项规章制度

应根据国家的有关档案法规和本校的实际情况，制定和调整档案的各项管理制度，建立起由分管领导、部门专兼职档案员等为主要成员的档案管理网络，并由上而下建立起严密的层层监督考核机制，明确岗位责任制和检查评比制度，纳入单位、各级管理人员考核、奖惩制度之中，严格按规章制度办事，才能从根本上保障档案工作的有效性、准确性和完整性， 这样档案的内在价值和利用率就会大大提高，档案管理工作就会走向规范化。

（3）提高档案管理人员的业务素质[1]

建设一支高素质档案工作人员队伍，是做好档案工作的基础。因此要加强对学校专职和各院系兼职档案工作人员管理与服务能力的培养，不断强化其爱岗敬业甘当无名英雄的精神，不断学习更新知识结构，不断改变旧法习惯，不断更新档案知识、理论和技术，同时，领导要在物质和精神上给予支持和鼓励，以激发档案管理人员的工作积极性和工作责任感，使其更好地为学校的教学、科研和管理服务。

（4）加大宣传力度，提高全体师生员工档案意识

档案工作不仅是一项艰苦、细致的工作，无论从国家、社会还是学校来说，都需要全体师生支持和配合，大力宣传档案法律法规，增强档案意识不仅需要，而且迫在眉睫。

高校可以通过集中培训专兼职人员，提高人员的档案意识和档案专业知识；在档案日、档案周举办专题讲座或其他活动，大力宣传《档案法》、《档案法实施办法》，宣传党和政府档案工作方针政策，普及档案法规及档案知识；在日常工作中还可以通过各种有效的舆论形式，如校园广播、宣传栏板、院报、电子显示屏、校园网络等多种形式，普及广大师生员工档案知识，了解档案的价值和作用，增强师生对搞好档案的责任感和使命感，使档案意识深入全校师生的心中，提高全校档案意识。

（5）强化档案服务意识，提高档案的利用效率

正确理解和认识档案管理工作的服务，进一步加强档案服务意识具有十分重要的意义。高校档案如果不能为学校教学、科研和管理工作提供服务，不能为师生员工和社会需要提供服务，档案工作就无从谈起。

提高档案的利用效率首先是强化服务意识，开展文明服务。高校档案管理人员必须摆正位置，牢固树立全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想，服务过程中要热情、细致、周到；其次是是强化主动服务意识，实现高校档案利用价值的最大化。档案管理者要增强主动服务意识，实施档案信息化，充分利用网络信息管理优势，实现教学档案信息的资源共享［3］。

（6）加强高校档案管理的现代化建设

当前高校档案管理工作改革和发展的必由之路是实现信息化管理，这样更有利于档案管理工作的规范化、程序化、标准化和制度化，提高档案的现代化管理水平，充分发挥档案功能和作用，建立和健全高校档案工作网络体系，为高等教育提供科学化优质服务。

随着高等教育改革的不断深入，档案工作的重要性越来越突出，在学校中越来越被重视，档案工作已成为高校发展不可或缺的一部分。因此，高校档案管理部门要在积极探索和认真总结经验的基础上下大力气不断提升和强化高校领导、专兼职档案管理队伍以及广大教师学生的档案意识，使高校档案真正成为反映学校全面进步的历史、重大决策的参谋及广大教职工开拓创新的智慧宝库，成为学校和谐发展的一个亮点。

参考文献

[1]张军利.增强档案意识 提高高校档案管理水平[J].科技情报开发与经济，2009（17）:184-185．

[2] 陈敏 陈颖. 增强档案意识，促进高校档案工作又好又快发展 [J].中国科教创新导刊，2009（5）:215．

[3] 陈建华. 试论高校基层档案意识与档案工作关系 [J].兰台世界，2011（9）:9-10．