作者：韩丽

摘要：高校档案在本科教学评估中起着重要的作用，同时教学评估对学校档案工作具有促进作用。高校要充分利用评估的契机，加强全员档案意识，及时发现档案管理中存在的不足，总结经验，并提出改进的措施，推动档案管理向现代化、规范化迈进。

高等学校本科教学工作水平评估是教育部实施“质量工程”的一个重要环节,也是教育主管部门加强高等教育教学质量控制的重大举措。本科教学评估对于我校转变教育思想观念，深化教学改革，加大教学投入，建立本科教学质量监控的长效机制，促进本科教学质量的稳步提高，都产生了积极的作用。除此之外，本科教学评估工作对我校的档案管理工作也起了积极的推动作用，我们档案管理者力争抓住教学评估这一有利契机，加强我校档案建设，提高档案管理水平。

一、高校档案在本科教学评估中的作用

高校档案是高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它以其真实性、原始性、直观性成为一种活生生的资源，是高校的宝贵财富，也是衡量高校教育教学质量、科研学术水平和管理水平的重要尺度，在高校本科教学评估工作中起着举足轻重的作用。

评估专家获取受评高校信息的途径有两条: 一是从按评估指标体系整理汇编的支撑材料,这些材料大多数来自档案馆( 室);二是通过调查访问、现场听课、召开座谈会、民意测评等形式直接收集评估信息。但是由于评估专家考察评估时间有限,想全面了解和掌握学校工作的动态运行情况, 除了实地考察了解评估学校的实际情况之外，更重视对支撑材料和背景资料的查阅。系统地审阅学校各项工作形成的档案资料,通过审阅原始档案资料,对其进行综合分析，了解学校各项工作的发展过程, 才能形成对学校本科教学工作客观、全面、公正的评价。实践证明,整理出齐全科学规范的支撑材料对教学评估起着非常重要的作用。支撑材料的来源是我们的馆藏，没有细致、真实而全面的档案材料，就无法对一所高校的教学管理进行全面深入地考察和评估,也就没有本科教学评估良好或优秀的结论。正像人们常常比喻说的那样,档案是进行科学研究不可缺少的“粮食”或“能源”,是“带给未来收获的科学的种子”。

二、教学评估对档案管理工作起到了积极的推动作用

1、有利于增强学校领导和教职工的档案意识。

评估是全员范围的档案意识教育，是最有效的档案作用的宣传。在准备评估的过程中，上至学校领导、下至每一位教职员工，任何一位参与准备材料的教职工都能真切感受到，如果没有原始档案和数据作为支撑材料，再好的自评报告也会显得空洞乏力。档案在评估中不可替代的重要作用使学校领导和广大教职工的档案意识不断增强，更加配合档案馆开展收集工作，主动地将自身在教学实践、科研活动中的个性化的鲜活材料归档保存。档案部门应抓住评估工作这个契机,开展档案工作.加强宣传工作,适时地开展档案宣传工作会收到意想不到的效果.并在规范档案工作的同时,加强信息化建设,为各部门提供更加优质的服务。使我校档案工作进入良性循环。

2、使档案管理更加规范化。

我们在评估材料准备过程中暴露出了许多管理上的欠缺：如在教学实践过程中倾注了大量细致工作的材料由于当时没有全面、及时的记录或记录零星、分散，或因散存个人手中而丢失，导致了拿不出过硬的真凭实据来证明自己。为了迎接评估不得已再次投入大量人力、物力和财力重新整理补充材料。这不仅造成了巨大的浪费,而且很大程度上影响了正常的教学秩序；对部分档案材料的整理缺少规范要求和长久保存的考虑，有些重要材料（如声响照片等）不注明年度、事件、地点等;部分材料原始记录用圆珠笔、铅笔书写或用传真件、复印件代替;材料纸张大小不一、长短不齐等。

在迎接评估过程中，及时发现档案管理中存在的不足，总结经验、制定相应的规章制度,促进档案管理的规范化、制度化建设，确保档案归档制度、保管制度、鉴定制度以及开发利用等制度的执行。理顺档案部门与各有关职能部门的关系，档案在形成、管理过程中，牵涉到了全院每一位教职员工，是一项系统工程，仅靠档案部门是不行的，档案管理部门要与各职能部门和教学单位沟通，力争取得共识，使高校的档案资源建设与档案管理工作真正纳入学校各级单位的工作规划与计划，成为学校着力加强的一项基础性建设工作。保证档案各项工作顺利开展。所以说高校教学评估,也是对高校档案工作的大检查。由于现有的高校档案归档范围不能满足教学评估的需要，我们档案部门联合教务处、评估处，以本科教学评估指标体系为基础,制定出相应的评估档案归档范围和管理细则，清楚界定评估档案材料的收集范围和内容，做到科学归档,并在本科教学评估中发挥其应有的作用。

经过教学评估之后，我们深刻感觉到，根据教学评估指标体系，制定出档案管理计划是非常必要的。教育部印发的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案 》共有7个一级指标, 1个特色项目,19 个二级指标,43 个观测点, 这些指标是一个完整的体系, 对明确高校办学方向、改善办学条件、加强和优化师资队伍建设、改革和完善学校管理制度、提高教育教学质量等万面起重要的促进作用。各高校的教务部门、教学一线的教师认真学习领会教学评估指标体系，做好迎评工作。我们作为档案管理人员，同样要学习和正确理解这个评估指标的内涵，以便更好地按照评估指标规定的标准进行整理相应的档案材料。材料的形式应该多种多样, 不能只拘泥书面材料, 还应该有照片、录像、软盘、光盘等形式，这样才能更好地证明学校为提高教学质量做了许多卓有成效的工作。

三、以评估为契机,推动档案管理现代化、标准化进程

在本科教学工作水平评估工作中,由于涉及的内容标准高、要求严、指标体系及观测点多、评估范围广，学校和各单位的评估材料收集和整理量大，靠传统的手工操作己经难以按时按质地完成任务，特别是高校本科教学评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求，所以要运用现代化管理手段,积极推进档案信息化管理, 把档案信息从纸质档案转化成数字化档案信息。通过利用档案网页、校园网及其相关网络,丰富信息量, 突破原先的封闭管理模式, 把存放的档案信息及时提供给利用者, 真正实现资源共享,利用方便、快捷, 以最大限度地满足利用者对教学档案信息资源的各种需求。所以，我们要以评估为契机,快速推进档案管理工作的现代化、标准化进程。

最近几年，我国档案机构越来越重视电子文件的管理并积极推动档案管理的现代化、标准化进程，制定了许多管理规范如《电子公文归档管理暂行办法》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《CAD电子文件管理》、《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《公务电子邮件归档与管理规范》、《基于XML电子公文格式规范》等。我们在推动档案管理现代化进程中，要以这些标准为指导原则，集成这些规范，结合我校的实际情况及在教学评估总结出的经验，制定出内容完善、实用性强的档案管理体系。

高校档案与高校评估的关系是密切的。高校评估一方面依靠高校档案，另一方面高校评估又促进了高校档案的完善和发展，我们要以教学评估为契机，全面总结办学历史和传统，根据社会发展的需求，进一步提高档案工作的管理水平。

参考文献：

许镇雄.高校教学评估谈高校档案[J].广东档案,2007(5).

李华.高校教育教学档案工作与高校教学评估[J].开封大学学报,2003(3).